‘Door efficiëntie krijgen we meer tijd’

Kinderworld in Almere-Haven was negentien jaar geleden de allereerste kinderopvangklant van softwarebedrijf Pelosa. Momenteel is de kinderopvangonderneming bezig om haar hele administratie te upgraden naar Quebble Professional. Directeur Marlies Wendrich-Heule is daar erg blij mee. ‘Veel lijnen worden digitaal en een stuk efficiënter. Dat levert veel tijdwinst op voor alle medewerkers.’

De twee ondernemingen delen een lange geschiedenis. Het was Wolter Heule, de vader van Marlies, die aanvankelijk met Pelosa om tafel ging om een ideaal administratiesysteem voor de kinderopvang te ontwerpen. Zo werd PlanRad geboren, een systeem dat inmiddels helemaal is vervangen door Quebble Professional.
Kinderworld, dat dit jaar haar 25-jarig bestaan viert, is flink gegroeid. De organisatie, begonnen met één vestiging, telt nu zeven volwaardige locaties in Almere en omgeving, waarvan vier integrale kindcentra (IKC). In totaal komen hier wekelijks 800 kinderen voorbij.

Overstap

Kinderworld maakt momenteel de overstap naar Quebble Professional, een spannende tijd. ‘We zijn erg benieuwd, want ik weet wat het systeem allemaal kan bieden’, aldus de directeur. Voor wie in de onderneming betekent Quebble Professional vooral voordelen? ‘Eigenlijk iedereen’, zegt Marlies. ‘Alles wordt aan elkaar gekoppeld. Inroostering van personeel, kindplaatsreservering en de AFAS loonadministratie. De P&O medewerker hoeft niet meer handmatig klokkaarten te verwerken, want medewerkers klokken via de app. Als pedagogisch medewerker kan je je rooster en vakantiedagen handig inzien. Een vakantieaanvraag is ook snel online ingediend en je krijgt via de app meteen een melding of het akkoord is. Ik als directeur kan continu zien hoe we de roosters met de juiste Beroepskracht-Kindratio optimaal invullen. Het systeem biedt me ook allerlei overzichten die helpen bij het managen.’

Uitdagingen

Als organisatie die bezig is met de ontwikkeling van vier IKC’s, staat Kinderworld voor behoorlijke uitdagingen. ‘We zijn er nog lang niet met integrale kindcentra’, aldus Marlies. ‘De samenwerking met scholen is heel positief, maar we hebben ook te maken met diverse financiële stromen en het toezicht van GGD en onderwijsinspectie dat niet op één lijn ligt. De impuls vanuit de overheid ontbreekt. Ik hoop dat in de toekomst IKC’s helemaal door de overheid worden gesteund.’

Spannende tijden dus, waarbij de directeur zich verheugt op de extra ondersteuning van de software van Quebble Professional in de dagelijks bedrijfsvoering. ‘Met Quebble Professional kunnen we straks à la minuut op elke locatie reageren op veranderingen in de situatie met kinderen en medewerkers. We gaan het nieuwe systeem nu invoeren. Ik heb veel met de accountmanager van Quebble gesproken en dat geeft vertrouwen. We leiden twee medewerkers op tot Quebble Professional, zodat we intern veel kunnen oplossen. Zo’n overgang is best een operatie, maar dit biedt zoveel plussen. Het maakt dat we efficiënter werken, minder fouten maken, communicatie intern vloeiender wordt en dat we tijd en kosten besparen. Ik denk dat we hier allemaal heel blij van gaan worden.’