Wij krijgen veel vragen binnen van organisaties die de effecten van de maatregelen met betrekking tot Covid-19 willen registreren. Enkele voorbeelden hiervan zijn de registratie van improductieve uren (leegloop), thuiswerken, communicatie etc. Maar ook de registratie van kinderen. Ouders die geen gebruik maakten van kinderopvang, maar dat nu wel moeten omdat zij een vitaal beroep uitoefenen mogen ook hun kinderen brengen. Hoe ga je daarmee om?

Enkele belangrijke mogelijkheden van Quebble op een rij

Aparte uurcodes voor registratie inzet en leegloop medewerkers

Voor de registratie van inzet en leegloop van medewerkers zijn er op hoofdlijnen twee opties;

1) aanmaken project

Het voordeel van het aanmaken van een project is dat je daar iedere medewerker zijn uren op kan laten schrijven. Alle informatie met betrekking tot de crisis wordt op één plek vastgelegd. Je houdt hiermee een eenvoudig overzicht per week op alle uren die betrekking hebben op de crisis.

Je kunt ervoor kiezen om één centraal project aan te maken, of een project per divisie, cluster of zelfs per vestiging. Dit hangt voornamelijk af van de grote van de organisatie.

2) aanmaken uurcode

Het voordeel van (een) extra uurcode(s) is dat je deze uurcode(s) kunt gebruiken op alle vestigingen en groepen. Hiermee kun je dus binnen de reguliere kostenplaatsen de uren boeken. Alle andere voordelen van uurcodes blijven ook gewoon beschikbaar: telt wel/niet mee voor BKR, salaris etc.

Dankzij de aparte uurcode rapportages verkrijg je een centraal overzicht van alle gemaakte uren die betrekking hebben op de crisis overzichtelijk in beeld per kostenplaats.

Kindregistratiemodule

Op dit moment is de standaard groepssamenstelling uit het kindplansysteem niet meer de werkelijkheid. In de kindaanwezigheidsmodule van Quebble registreer je eenvoudig welke kinderen er aanwezig zijn. De aanwezige kinderen verplaats je vervolgens met één klik naar de groep die op dat moment open is. Daarnaast kun je groepen en vestigingen samenvoegen.

Zo heb je ondanks de vele wijzigingen toch een duidelijk beeld van de werkelijke aanwezigheid en kun je het juiste aantal medewerkers inroosteren.

Oproeppoolmodule

Alhoewel de meeste medewerkers momenteel niet ingeroosterd worden, moeten anderen hele andere diensten gaan werken. De door de veiligheidsregio’s georganiseerde noodopvang is vaak 24/7 open. Dat betekent dat er heel snel inzicht moet zijn in wie, wanneer en waar inzetbaar is. Zijn mensen bereid om ook ‘s avonds en ‘s nachts te werken. Gelukkig ondersteunt Quebble met de oproeppool.

Laat je medewerkers zo snel als mogelijk hun beschikbaarheid opgeven via het medewerkersportaal of (vanaf donderdag 2 april) via Quebble Pro. Medewerkers kunnen daar nauwkeurig aangeven op welke dagen en tijden en dus ook ‘s nachts zij beschikbaar zijn.

Bij het maken van het rooster klik je vervolgens eenvoudig op de open dienst en zoek je snel welke medewerkers kunnen werken. Het systeem houdt uiteraard rekening met de benodigde kwalificaties en doet zelfs zijn best om ook de meest vertrouwde gezichten te plannen.

Hulp nodig? Neem contact met ons op!

Vanzelfsprekend staat onze servicedesk tot je beschikking als je vragen hebt met betrekking tot de inrichting van bovenstaande opties.

Succes in deze moeilijke tijd!

Team Quebble

Andere interessante links om te lezen:

Quebble Personeelsplanning voor kinderopvang

Corona & AVG

AP geeft organisaties meer tijd vanwege coronacrisis